Código de Ética y Conducta

IObjetivo

El presente Código de Ética y Conducta tiene como objetivo establecer los principios, valores, normas y directrices que orientan el comportamiento y la toma de decisiones de las personas vinculadas a la Fundación, promoviendo una cultura organizacional basada en la transparencia, la responsabilidad, el respeto, la integridad y el cumplimiento de la ley.

Asimismo, busca servir como herramienta para prevenir conductas contrarias a la ética, proteger la reputación institucional y fortalecer la confianza de los grupos de interés en las actuaciones de la Fundación.

IIÁmbito de aplicación

La aplicación del presente Código de Ética y Conducta se extiende a los miembros de la Asamblea General, Junta Directiva, Representante Legal, directivos, trabajadores, contratistas, proveedores, voluntarios y demás personas que, en virtud de sus funciones o actividades, actúen en nombre o representación de la Fundación.

Todos los destinatarios de este Código deberán conocer, respetar y cumplir los principios, valores, políticas y lineamientos aquí establecidos, así como las demás normas internas que adopte la Fundación para el adecuado desarrollo de sus actividades.

En caso de existir contradicción entre las disposiciones contenidas en este Código y la normatividad legal vigente, prevalecerán las disposiciones legales aplicables. Asimismo, el desconocimiento de este Código no exime de la obligación de cumplirlo ni de las responsabilidades derivadas de su incumplimiento.

IIIGlosario

Conflicto de Interés

Corresponde a aquellas situaciones en las cuales los intereses personales, familiares, económicos o profesionales de un miembro de la Fundación pueden interferir o influir en la objetividad e independencia de las decisiones que deba adoptar en ejercicio de sus funciones.

Información Confidencial

Toda información o documentación a la que tengan acceso los miembros de la Fundación con ocasión del desarrollo de sus actividades y que no tenga carácter público. Comprende, entre otros, datos financieros, administrativos, estratégicos, contractuales, institucionales, información de asambleístas, donantes, cooperantes, beneficiarios, empleados, proveedores y cualquier otra información cuya divulgación no autorizada pueda afectar a la Fundación o a terceros.

Información Privilegiada

Es aquella información reservada o de conocimiento restringido que aún no ha sido divulgada públicamente y que, por su naturaleza, puede influir en decisiones institucionales, contractuales, administrativas o financieras de la Fundación.

Beneficiarios

Personas o comunidades que reciben los servicios, apoyos, programas, proyectos o actividades desarrolladas por la Fundación.

Grupos de Interés

Son todas las personas naturales o jurídicas que pueden verse impactadas directa o indirectamente por las actividades de la Fundación, entre ellas asambleístas, beneficiarios, empleados, voluntarios, donantes, cooperantes, proveedores, autoridades y comunidad en general.

Fraude

Acto intencional cometido para obtener un beneficio indebido mediante engaño, ocultamiento, alteración de información o abuso de confianza en perjuicio de la Fundación o de terceros.

Corrupción

Conducta mediante la cual una persona utiliza indebidamente su posición o funciones para obtener ventajas, beneficios o favorecimientos para sí misma o para terceros.

IVPrincipios y valores institucionales

Las actuaciones de la Fundación y de quienes se vinculan a ella se fundamentan en los siguientes principios y valores:

Legalidad

Todas las actividades desarrolladas por la Fundación deberán ejecutarse en estricto cumplimiento de la Constitución, la ley, los estatutos y las normas internas aplicables.

Integridad

Las actuaciones deberán caracterizarse por la honestidad, rectitud, coherencia y buena fe.

Transparencia

La gestión institucional deberá realizarse de manera clara, verificable y responsable, garantizando la adecuada administración de los recursos y la rendición de cuentas.

Responsabilidad

Toda persona deberá asumir las consecuencias de sus actuaciones y cumplir diligentemente las obligaciones a su cargo.

Respeto

La Fundación promueve relaciones basadas en el reconocimiento de la dignidad humana, los derechos fundamentales, la diversidad y la inclusión.

Equidad

Todas las personas deberán recibir un trato justo, libre de favoritismos, discriminación o privilegios indebidos.

Solidaridad

La Fundación orienta sus esfuerzos al fortalecimiento del bienestar social y al desarrollo de las comunidades beneficiarias.

Confidencialidad

La información obtenida con ocasión del ejercicio de las funciones deberá ser protegida y utilizada exclusivamente para los fines autorizados. La Fundación protege toda la información (oficial o privada en cualquier forma que se encuentre dicha información) de la Fundación, sus funcionarios, Junta Directiva, Directivos y comunidad en general. Los funcionarios de la Fundación darán tratamiento adecuado, prudente y reservado a la información de carácter confidencial o privilegiado, absteniéndose de usa esta información de forma diferente a la autorizada o de facilitar a terceros sin las autorizaciones pertinentes, o para fines indebidos. Toda información en poder de los funcionarios de la Fundación deberá ser tratada bajo parámetros de integridad, disponibilidad, privacidad y reserva.

Rendición de cuentas

La Fundación reconoce la importancia de informar de manera clara y oportuna sobre la administración de los recursos, el cumplimiento de sus proyectos y el desarrollo de su objeto social.

Verdad y Honorabilidad

A la Fundación Alemán le interesa la forma en que se obtienen los resultados y por eso está comprometido con la no tolerancia de cualquier incumplimiento o acto incorrecto, primando de esta manera el interés general sobre el interés particular. En consecuencia, las afirmaciones e información brindada por los funcionarios siempre estarán en concordancia con la realidad y los hechos, protegiendo el buen nombre e imagen de la Fundación, sus funcionarios, estudiantes, junta directiva, directivos y demás partes interesadas.

Prudencia

El actuar de los funcionarios de la Fundación se solventa en un correcto entendimiento de los riesgos asociados a la generación de valor. Como parte de eso, los funcionarios de la Fundación evaluar sus decisiones con buen juicio y criterio, identificando, midiendo y gestionado sus riesgos y reconociendo el valor de la información y la importancia de garantizar su confidencialidad.

Respeto y Trato Equitativo

Los funcionarios de la Fundación brindan credibilidad y tranquilidad respecto de su gestión, la cual deberá ser desarrollada dentro de un ambiente de respeto y equidad, reconociendo la diversidad de criterios y propiciando un ambiente adecuado para que al interior de la Fundación se promueva igualdad de oportunidades y trato para expresar opiniones, plantear inquietudes o formular sugerencias sobre el desarrollo de la Fundación.

Responsabilidad Social

La Fundación y sus funcionarios reconocen y entienden su papel en el desarrollo de la Fundación, así como la importancia y el impacto de un correcto proceder como factor que contribuye a generar bienestar económico, social y ambiental a la comunidad.

VRelación con los grupos de interés

La Fundación desarrollará relaciones transparentes, respetuosas y responsables con todos sus grupos de interés, entre otros, especialmente los siguientes:

1. Las relaciones con los beneficiarios deberán estar orientadas al respeto de sus derechos, garantizando igualdad de oportunidades, trato digno y acceso imparcial a los programas institucionales.
2. Las relaciones con asambleístas, donantes y cooperantes deberán fundamentarse en la confianza, la transparencia y la adecuada ejecución de los recursos aportados para el cumplimiento de los fines acordados.
3. Las relaciones laborales deberán promover ambientes de trabajo seguros, colaborativos y libres de cualquier manifestación de discriminación, violencia o acoso.
4. Las relaciones con proveedores y contratistas deberán regirse por principios de objetividad, transparencia, libre competencia y selección basada en criterios técnicos, económicos y de calidad.

VIPautas generales de ética y conducta

La Fundación espera que todas las personas sujetas al presente Código actúen permanentemente con honestidad, responsabilidad, transparencia, buena fe y compromiso institucional, orientando sus actuaciones al cumplimiento de la misión y fines sociales de la organización.

En desarrollo de estos principios, los miembros de la Asamblea General, Junta Directiva, directivos, trabajadores, contratistas, voluntarios y demás personas vinculadas a la Fundación deberán observar las siguientes conductas:

6.1 Conductas esperadas

Las personas vinculadas a la Fundación deberán:

• Actuar con profesionalismo, diligencia y lealtad en el ejercicio de sus funciones.
• Cumplir la Constitución, la ley, los estatutos, reglamentos, políticas internas y demás disposiciones aplicables a la Fundación.
• Proteger el patrimonio, los recursos, bienes e imagen institucional de la Fundación.
• Utilizar adecuadamente los recursos financieros, físicos, tecnológicos y documentales puestos a su disposición.
• Administrar de manera responsable los recursos provenientes de donaciones, cooperaciones, convenios, aportes y demás fuentes de financiación.
• Suministrar información clara, completa, veraz y oportuna cuando sea requerida para el cumplimiento de sus funciones.
• Informar oportunamente a sus superiores o a las instancias correspondientes cualquier hecho que pueda afectar a la Fundación o constituir una infracción legal, ética o disciplinaria.
• Mantener relaciones respetuosas con beneficiarios, compañeros, cooperantes, proveedores, autoridades y comunidad en general.
• Salvaguardar la información confidencial y los datos personales a los que tengan acceso.
• Promover un ambiente de trabajo y de interacción libre de violencia, discriminación, acoso, intimidación o cualquier conducta irrespetuosa.
• Ejercer sus funciones de manera objetiva e imparcial, evitando situaciones que comprometan su independencia o generen conflictos de interés.
• Velar porque todas las actuaciones institucionales respondan a los principios de transparencia y rendición de cuentas.
• Preservar el buen nombre y reputación de la Fundación tanto dentro como fuera de sus instalaciones y en cualquier espacio físico o digital.

6.2 Conductas prohibidas

Se consideran incompatibles con los principios de la Fundación y, por tanto, están prohibidas las siguientes conductas:

• Utilizar recursos, bienes o activos institucionales para fines particulares o no autorizados.
• Apropiarse directa o indirectamente de recursos pertenecientes a la Fundación o destinados a sus programas y proyectos.
• Presentar información falsa, incompleta, alterada o engañosa en informes, reportes, solicitudes, registros contables o documentos institucionales.
• Ocultar información relevante que pueda afectar la toma de decisiones o el cumplimiento de obligaciones legales y estatutarias.
• Solicitar, recibir, ofrecer o entregar dádivas, beneficios, favores o cualquier tipo de ventaja indebida para influir en decisiones institucionales.
• Favorecer a familiares, amigos o terceros en procesos de contratación, selección de personal, compras o contratación de proveedores sin observar los procedimientos establecidos.
• Utilizar la información confidencial o privilegiada para obtener beneficios propios o de terceros.
• Divulgar información institucional sin autorización.
• Realizar actos de fraude, corrupción, soborno, falsedad documental, abuso de confianza o cualquier otra conducta contraria a la ley.
• Omitir la revelación de conflictos de interés reales, potenciales o aparentes.
• Realizar actos de discriminación, hostigamiento, intimidación, acoso laboral o cualquier conducta que vulnere la dignidad de las personas.
• Utilizar el nombre de la Fundación para obtener beneficios personales o para actividades ajenas a su objeto social.
• Emitir declaraciones, compromisos u obligaciones en nombre de la Fundación sin contar con la debida autorización.
• Ejecutar actuaciones que puedan afectar la reputación, credibilidad o confianza pública depositada en la Fundación.
• Tomar represalias contra cualquier persona que formule denuncias o reporte de buena fe posibles incumplimientos a este Código.

6.3 Actuación frente a situaciones irregulares

Toda persona vinculada a la Fundación que tenga conocimiento de hechos que puedan constituir una infracción legal, un incumplimiento del presente Código o una afectación a los intereses institucionales deberá ponerlos en conocimiento de las instancias competentes de manera inmediata.

La omisión deliberada de reportar situaciones irregulares podrá constituir un incumplimiento a los deberes éticos establecidos en este Código.

VIIConflictos de interés

La Fundación reconoce que la confianza, la transparencia y la imparcialidad constituyen elementos esenciales para el cumplimiento de su misión institucional. En consecuencia, todas las personas sujetas al presente Código deberán actuar privilegiando los intereses de la Fundación sobre cualquier interés personal, familiar, económico o de cualquier otra naturaleza que pueda afectar su objetividad en la toma de decisiones.

Se entiende por conflicto de interés toda situación en la cual el juicio, independencia o capacidad de actuación de una persona vinculada a la Fundación pueda verse afectado, o razonablemente percibido como afectado, por intereses particulares que entren en oposición con los intereses institucionales.

La existencia de un conflicto de interés no implica necesariamente la ocurrencia de una conducta indebida. Sin embargo, la falta de revelación o el manejo inadecuado de dicha situación podrá constituir una violación al presente Código.

7.1 Situaciones que pueden generar conflictos de interés

Sin perjuicio de otras situaciones que puedan presentarse, se consideran potenciales conflictos de interés aquellas circunstancias en las que una persona vinculada a la Fundación:

• Participe en decisiones relacionadas con la contratación, supervisión o pago de un familiar, amigo cercano o persona con la que mantenga vínculos personales o comerciales.
• Intervenga en procesos de selección de proveedores respecto de los cuales tenga intereses económicos directos o indirectos.
• Utilice información obtenida por razón de sus funciones para obtener beneficios personales o favorecer a terceros.
• Reciba beneficios, regalos, favores, comisiones o cualquier tipo de retribución que pueda influir en el ejercicio de sus responsabilidades.
• Participe en decisiones respecto de organizaciones, entidades o proyectos en los cuales tenga algún interés particular.
• Aproveche su posición dentro de la Fundación para obtener ventajas personales o para favorecer indebidamente a terceros.
• Intervenga en la asignación de beneficios, apoyos o recursos cuando exista alguna relación personal, familiar o económica con los posibles beneficiarios.

7.2 Deber de revelación

Toda persona vinculada a la Fundación que identifique una situación real, potencial o aparente de conflicto de interés deberá informarla de manera inmediata y por escrito al superior jerárquico, al Representante Legal o a la Junta Directiva, según corresponda.

La revelación deberá realizarse antes de intervenir en cualquier decisión relacionada con el asunto objeto del conflicto.

La buena fe, oportunidad y transparencia en la revelación serán elementos fundamentales para la adecuada gestión de estas situaciones.

7.3 Deber de abstención

Quien se encuentre incurso en una situación de conflicto de interés deberá abstenerse de:

• Participar en discusiones relacionadas con el asunto.
• Emitir recomendaciones o conceptos que puedan influir en la decisión.
• Acceder a información restringida relacionada con el proceso.
• Intervenir directa o indirectamente en la toma de decisiones correspondientes.

Una vez revelada la situación, la instancia competente determinará las medidas necesarias para garantizar la objetividad y transparencia de las actuaciones institucionales.

7.4 Contratación con familiares y personas vinculadas

La Fundación procurará que los procesos de contratación, selección de personal y adquisición de bienes o servicios se desarrollen bajo criterios objetivos de transparencia, mérito, experiencia, necesidad institucional y eficiencia.

Cuando exista una relación de parentesco, afinidad, dependencia económica o vínculo personal relevante entre una persona vinculada a la Fundación y un posible contratista, proveedor, trabajador o beneficiario, dicha circunstancia deberá ser informada oportunamente para que se adopten las medidas necesarias que garanticen la imparcialidad del proceso.

En ningún caso podrán utilizarse las posiciones de autoridad o influencia para obtener contrataciones, beneficios o tratamientos preferenciales en favor propio o de terceros.

7.5 Regalos, atenciones e invitaciones

Las decisiones institucionales deberán fundamentarse exclusivamente en criterios de objetividad, transparencia y conveniencia para la Fundación.

Por tanto, ninguna persona vinculada a la Fundación podrá solicitar, aceptar u ofrecer regalos, dádivas, atenciones, beneficios, invitaciones o favores que puedan comprometer, o aparentar comprometer, su independencia de criterio o influir en una decisión institucional.

Podrán aceptarse atenciones protocolarias o de cortesía de valor simbólico que correspondan a prácticas normales de relacionamiento institucional y que no generen compromisos para quien las recibe.

7.6 Gestión de los conflictos de interés

Las situaciones reportadas serán evaluadas por el Comité de Ética y Conducta o por la instancia que designe la Junta Directiva, la cual determinará las medidas necesarias para proteger los intereses de la Fundación y preservar la transparencia de los procesos.

Cuando el posible conflicto involucre al Representante Legal, el asunto será puesto en conocimiento de la Junta Directiva para su análisis y decisión. Cuando involucre a un miembro de la Junta Directiva, dicho miembro deberá declararse impedido y abstenerse de participar en las deliberaciones y decisiones relacionadas con el asunto.

7.7 Consecuencias del incumplimiento

La omisión en la revelación de conflictos de interés, la participación en decisiones respecto de las cuales exista un interés particular o cualquier actuación dirigida a ocultar estas situaciones constituirá una falta grave a los principios de integridad y transparencia de la Fundación, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, contractuales, civiles, administrativas o penales a que haya lugar.

VIIIAdministración responsable de los recursos

La Fundación reconoce que los recursos financieros, humanos, físicos, tecnológicos y documentales que administra constituyen herramientas esenciales para el cumplimiento de su objeto social y para la generación de impacto en beneficio de las comunidades y grupos de interés que atiende.

En consecuencia, todas las personas vinculadas a la Fundación tienen el deber de administrar dichos recursos con criterios de transparencia, responsabilidad, eficiencia, economía y sostenibilidad, procurando en todo momento que su utilización se encuentre orientada al cumplimiento de los fines institucionales.

Los recursos provenientes de donaciones, subvenciones, aportes, convenios, patrocinios, proyectos de cooperación nacional o internacional y cualquier otra fuente de financiación deberán ser utilizados exclusivamente para los objetivos y actividades para los cuales fueron asignados, respetando las condiciones establecidas por los donantes, cooperantes o entidades financiadoras y las disposiciones legales aplicables.

Toda erogación, inversión, contratación o destinación de recursos deberá encontrarse debidamente justificada, soportada documentalmente y autorizada conforme a las políticas, procedimientos y niveles de aprobación definidos por la Fundación. Las personas vinculadas a la Fundación deberán velar por la adecuada conservación y uso de los bienes institucionales, evitando pérdidas, desperdicios, daños o destinaciones inadecuadas que puedan afectar el patrimonio o la capacidad operativa de la organización.

La información financiera, contable, presupuestal y administrativa deberá registrarse de manera exacta, completa, verificable y oportuna, reflejando fielmente las operaciones realizadas por la Fundación y permitiendo la adecuada rendición de cuentas ante los órganos de dirección, autoridades competentes, donantes, cooperantes y demás grupos de interés.

Se encuentra prohibido:

• Utilizar recursos de la Fundación para fines personales o distintos de aquellos autorizados institucionalmente.
• Apropiarse, disponer, transferir o usar indebidamente bienes o recursos de propiedad de la Fundación.
• Presentar soportes falsos o alterados para justificar gastos o desembolsos.
• Autorizar pagos, reembolsos o contrataciones sin el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Destinar recursos asignados a programas, proyectos o actividades específicas para finalidades diferentes a aquellas para las cuales fueron aprobados.
• Ocultar, alterar o manipular información financiera, contable, presupuestal o administrativa.
• Realizar actos que comprometan la transparencia o trazabilidad en la administración de los recursos institucionales.

La adecuada administración de los recursos constituye una responsabilidad de todos los vinculados a la Fundación y representa un elemento fundamental para preservar la confianza de los beneficiarios, donantes, cooperantes, autoridades y demás grupos de interés.

IXPrevención del fraude, la corrupción, el soborno, el lavado de activos y la financiación del terrorismo

La Fundación desarrolla sus actividades bajo los más altos estándares de integridad, transparencia y legalidad, por lo que adopta una política de cero tolerancia frente al fraude, la corrupción, el soborno, la malversación de recursos, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y cualquier otra conducta contraria a la ley o a los principios éticos que orientan su actuación.

Todas las personas sujetas al presente Código deberán actuar con honestidad y diligencia en el ejercicio de sus funciones, absteniéndose de participar directa o indirectamente en conductas que puedan generar beneficios indebidos para sí mismos o para terceros, o que comprometan los recursos, la reputación o la sostenibilidad de la Fundación.

La Fundación rechaza cualquier ofrecimiento, promesa, entrega, solicitud o aceptación de dinero, regalos, favores, comisiones, pagos indebidos o cualquier otro beneficio que tenga por finalidad influir de manera inapropiada en una decisión institucional, contractual, administrativa o financiera.

De igual forma, la Fundación no permitirá la utilización de sus programas, proyectos, recursos, operaciones o relaciones institucionales para ocultar, transformar, transferir o dar apariencia de legalidad a recursos provenientes de actividades ilícitas, ni para canalizar recursos destinados a la financiación de actividades criminales o terroristas.

Todos los vinculados a la Fundación deberán actuar con especial diligencia en la identificación de situaciones inusuales o sospechosas relacionadas con contratistas, proveedores, donantes, cooperantes, beneficiarios u otros terceros que mantengan relaciones con la organización, informando oportunamente cualquier situación que pueda representar un riesgo para la institución.

La información financiera, contable, contractual y administrativa deberá registrarse de manera completa, exacta, verificable y oportuna, reflejando fielmente las operaciones realizadas por la Fundación. En ninguna circunstancia podrán crearse registros ficticios, ocultarse operaciones, alterar documentos o suministrar información engañosa.

Se consideran contrarias a este Código, entre otras, las siguientes conductas:

• Ofrecer, prometer, entregar o recibir sobornos o beneficios indebidos.
• Apropiarse de recursos, bienes o activos de la Fundación.
• Alterar, falsificar u ocultar información financiera, contable o contractual.
• Utilizar intermediarios para realizar actos que la Fundación no podría ejecutar directamente.
• Autorizar operaciones sin los soportes o aprobaciones correspondientes.
• Fraccionar contratos o realizar maniobras destinadas a evadir procedimientos internos de control.
• Facilitar o encubrir operaciones relacionadas con recursos de origen ilícito.
• Utilizar el nombre o la estructura de la Fundación para realizar actividades prohibidas por la ley.

Toda persona que tenga conocimiento o sospecha razonable de la ocurrencia de alguna de las conductas descritas deberá reportarla de manera inmediata a través de los mecanismos establecidos por la Fundación, sin que ello genere represalias o consecuencias negativas para quien actúe de buena fe.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en este capítulo será considerado una falta grave y dará lugar a las acciones disciplinarias, contractuales, civiles, administrativas o penales que resulten procedentes.

XConfidencialidad, protección de datos personales y manejo de la información

La información constituye uno de los activos más importantes de la Fundación y, en consecuencia, todas las personas vinculadas a la organización tienen la obligación de protegerla, custodiarla y utilizarla de manera responsable, observando los principios de legalidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y seguridad.

Se considera información confidencial toda aquella información institucional, administrativa, financiera, contable, estratégica, contractual, técnica, jurídica o de cualquier otra naturaleza que no haya sido divulgada públicamente y cuyo conocimiento haya sido adquirido en razón de las funciones desempeñadas o de la relación existente con la Fundación.

Igualmente tendrán carácter confidencial los datos personales de empleados, contratistas, voluntarios, beneficiarios, donantes, cooperantes, proveedores y demás grupos de interés, los cuales deberán ser tratados conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales y a las políticas adoptadas por la Fundación para tal efecto.

Toda persona vinculada a la Fundación deberá utilizar la información exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades institucionales, absteniéndose de acceder, divulgar, compartir, alterar, destruir o utilizar información sin autorización o para fines distintos a aquellos para los cuales le fue confiada.

La información generada, administrada o almacenada por la Fundación, independientemente del medio físico o electrónico en el que se encuentre, es de propiedad de la organización y deberá ser manejada de conformidad con los procedimientos internos establecidos para su protección y conservación.

Las personas sujetas al presente Código deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información bajo su responsabilidad, evitando accesos no autorizados, pérdida de documentos, alteración de registros o cualquier situación que pueda comprometer la integridad o confidencialidad de la información institucional.

Se encuentra prohibido:

• Divulgar información confidencial o reservada sin autorización.
• Compartir claves, contraseñas o mecanismos de acceso asignados para el desarrollo de las funciones.
• Utilizar información institucional para beneficio propio o de terceros.
• Descargar, copiar o transferir información sin autorización.
• Alterar, destruir u ocultar registros o documentos institucionales.
• Utilizar bases de datos o información personal para fines diferentes a los autorizados por la Fundación.
• Revelar información obtenida durante la relación con la Fundación una vez finalizado el vínculo laboral, contractual o de cualquier otra naturaleza.

La obligación de confidencialidad subsistirá aun después de terminada la relación con la Fundación, independientemente de la causa que haya dado lugar a su finalización.

La Fundación promoverá permanentemente una cultura de protección de la información y de respeto por la privacidad de los titulares de datos personales, garantizando que el tratamiento de dicha información se realice bajo criterios de seguridad, confidencialidad y respeto por los derechos de las personas.

XIRelación con autoridades, donantes, cooperantes y demás grupos de interés

La Fundación mantendrá relaciones transparentes, respetuosas, responsables y de colaboración con las autoridades, entidades de vigilancia y control, asambleístas, donantes, cooperantes nacionales e internacionales, aliados estratégicos, beneficiarios, proveedores y demás grupos de interés relacionados con el desarrollo de su objeto social.

Toda actuación institucional deberá estar orientada a fortalecer la confianza, credibilidad y reputación de la Fundación mediante la observancia de los principios de legalidad, transparencia y buena fe. Las comunicaciones, informes, certificaciones, registros y demás documentos que sean presentados a autoridades, organismos de control, cooperantes, financiadores o terceros deberán contener información completa, veraz, verificable y oportuna.

Ninguna persona vinculada a la Fundación podrá ocultar información relevante, alterar documentos, suministrar información falsa o inducir a error a las autoridades o a cualquier grupo de interés.

La Fundación promoverá relaciones basadas en la transparencia y el cumplimiento de los compromisos adquiridos, procurando que la ejecución de los recursos y proyectos financiados se realice de conformidad con los fines acordados y las obligaciones asumidas.

Los donantes y cooperantes tendrán derecho a conocer la destinación de los recursos aportados y a recibir la información necesaria para verificar la adecuada ejecución de los programas y proyectos financiados.

Las personas vinculadas a la Fundación deberán actuar con respeto y profesionalismo en todas las relaciones institucionales, evitando conductas que puedan afectar la confianza depositada en la organización o comprometer el buen nombre de la Fundación.

Se encuentra prohibido ofrecer, prometer o entregar pagos indebidos, beneficios o ventajas injustificadas a funcionarios públicos o particulares con el propósito de obtener favores, autorizaciones, contratos o decisiones favorables para la Fundación o para terceros. La Fundación promoverá mecanismos de rendición de cuentas que permitan demostrar de manera clara y objetiva el cumplimiento de su objeto social y la adecuada administración de los recursos puestos bajo su responsabilidad.

XIIRespeto, diversidad, inclusión y prevención del acoso

La Fundación reconoce la dignidad humana como un valor esencial y promueve relaciones basadas en el respeto, la inclusión, la equidad y la convivencia armónica entre todas las personas que integran o se relacionan con la organización.

En desarrollo de sus principios institucionales, la Fundación se compromete a promover ambientes de trabajo, aprendizaje, participación y servicio que favorezcan el respeto por las diferencias individuales y colectivas, garantizando igualdad de oportunidades y trato digno para todas las personas. Ninguna persona vinculada a la Fundación podrá ser objeto de discriminación por razones de sexo, género, orientación política, religión, origen nacional o étnico, condición social, discapacidad, edad o cualquier otra condición protegida por la ley.

La Fundación rechaza cualquier manifestación de violencia, hostigamiento, intimidación, abuso de autoridad, acoso laboral, acoso sexual, maltrato físico o verbal, así como cualquier conducta que atente contra la dignidad, integridad o bienestar de las personas. Las relaciones entre empleados, directivos, contratistas, voluntarios, beneficiarios, proveedores, donantes, cooperantes y demás grupos de interés deberán desarrollarse dentro de un marco de respeto mutuo, cordialidad, profesionalismo y consideración.

Toda persona vinculada a la Fundación deberá abstenerse de realizar comentarios, expresiones, actuaciones o comportamientos ofensivos, degradantes, humillantes o intimidatorios que puedan generar ambientes hostiles o afectar el bienestar físico, psicológico o emocional de otras personas. La Fundación promoverá mecanismos que permitan la prevención, identificación y atención oportuna de situaciones relacionadas con discriminación, violencia, acoso o cualquier otra conducta que afecte la convivencia institucional.

Las personas que tengan conocimiento de situaciones que vulneren los principios establecidos en este capítulo deberán informar los hechos a través de los mecanismos institucionales establecidos para tal fin. La Fundación garantizará que las situaciones reportadas sean evaluadas de manera objetiva, confidencial y respetando los principios del debido proceso, procurando la protección de los derechos de todas las personas involucradas.

La ocurrencia de conductas constitutivas de discriminación, acoso, violencia o cualquier otra forma de vulneración a la dignidad humana podrá dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, contractuales o legales, según la gravedad de los hechos y las disposiciones aplicables.

XIIICanal de denuncias y reporte de conductas irregulares

La Fundación reconoce la importancia de promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad, en la que todas las personas vinculadas a la organización contribuyan activamente a la prevención, identificación y corrección de conductas contrarias a la ley, a los principios institucionales o a las disposiciones contenidas en el presente Código.

Con el fin de fortalecer los mecanismos de control y promover una gestión ética, la Fundación dispondrá de canales adecuados para que empleados, directivos, miembros de los órganos de administración, contratistas, voluntarios, proveedores, beneficiarios y demás grupos de interés puedan informar, de buena fe, cualquier situación que consideren irregular.

A través de dichos mecanismos podrán reportarse, entre otras, situaciones relacionadas con:

• Fraude o apropiación indebida de recursos.
• Actos de corrupción o soborno.
• Conflictos de interés no revelados.
• Falsificación o alteración de documentos.
• Uso indebido de activos o recursos institucionales.
• Violaciones a las políticas internas de la Fundación.
• Actos de discriminación, acoso o maltrato.
• Incumplimientos legales o regulatorios.
• Cualquier conducta contraria a los principios y valores institucionales.

Toda denuncia o reporte recibido deberá ser analizado de manera objetiva, imparcial y confidencial, garantizando el respeto por los derechos de las personas involucradas y observando los principios del debido proceso. La Fundación procurará que las denuncias sean formuladas de manera responsable, aportando la mayor cantidad posible de información que permita la verificación de los hechos reportados. Sin embargo, la ausencia de pruebas iniciales no impedirá el análisis preliminar de la situación cuando existan elementos razonables que justifiquen su revisión.

Las personas que presenten denuncias o reportes de buena fe no podrán ser objeto de represalias, discriminación, intimidación, amenazas o cualquier otra actuación que tenga como finalidad afectar su situación laboral, contractual o personal por el hecho de haber informado una posible irregularidad. De igual forma, la Fundación rechazará las denuncias realizadas de manera malintencionada o con el propósito de causar daño injustificado a terceros, sin perjuicio de las acciones que puedan derivarse de dichas conductas.

Los hechos reportados serán puestos en conocimiento de la instancia competente para su análisis, investigación y adopción de las medidas correctivas, preventivas o disciplinarias a que haya lugar, de conformidad con la normatividad vigente y las políticas internas de la Fundación.

La implementación de los canales de denuncia constituye una herramienta esencial para proteger la integridad institucional, fortalecer la confianza de los grupos de interés y asegurar el cumplimiento de la misión social de la Fundación.

XIVComité de Ética y Conducta

Con el propósito de promover una cultura de integridad, transparencia, responsabilidad y cumplimiento, la Fundación contará con un Comité de Ética y Conducta como órgano encargado de velar por la adecuada aplicación de los principios, valores y disposiciones establecidas en el presente Código.

El Comité de Ética y Conducta actuará como instancia de apoyo para la prevención, análisis y tratamiento de situaciones relacionadas con posibles incumplimientos éticos, conflictos de interés, conductas irregulares y demás asuntos que puedan comprometer la integridad institucional o afectar el buen nombre de la Fundación.

El Comité estará conformado por cuatro (4) miembros designados por la Junta Directiva, así:

• Un (1) miembro de la Junta Directiva.
• El Representante Legal de la Fundación.
• El Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces.
• El funcionario responsable de la gestión administrativa o de talento humano, cuando exista.

En aquellos casos en que la estructura organizacional de la Fundación no contemple alguno de los cargos anteriormente señalados, la Junta Directiva podrá designar el miembro que considere adecuado para garantizar el funcionamiento del Comité.

El Comité podrá reunirse de manera ordinaria o extraordinaria, de forma presencial o virtual, cuando las circunstancias así lo requieran, dejando constancia de sus deliberaciones y decisiones.

Funciones del Comité de Ética y Conducta

• Velar por la promoción y fortalecimiento de la cultura ética en la Fundación.
• Conocer, analizar y evaluar las situaciones relacionadas con posibles incumplimientos al presente Código.
• Estudiar los reportes y denuncias que le sean remitidos por los diferentes canales institucionales.
• Emitir recomendaciones respecto del manejo de conflictos de interés que se presenten al interior de la Fundación.
• Proponer medidas preventivas, correctivas o de mejora orientadas al fortalecimiento de la transparencia y el cumplimiento institucional.
• Recomendar, cuando corresponda, la adopción de medidas disciplinarias o contractuales derivadas de las actuaciones analizadas.
• Promover actividades de sensibilización, formación y divulgación relacionadas con la ética, la transparencia y el buen gobierno.
• Presentar recomendaciones a la Junta Directiva sobre modificaciones o actualizaciones del presente Código.

Las actuaciones del Comité deberán regirse por los principios de independencia, imparcialidad, objetividad, confidencialidad, proporcionalidad y debido proceso.

Cuando alguno de los miembros del Comité tenga un interés directo o indirecto en el asunto sometido a consideración, o se encuentre involucrado en los hechos objeto de análisis, deberá declararse impedido y abstenerse de participar en las deliberaciones y decisiones correspondientes.

Cuando la situación sometida a estudio involucre al Representante Legal, a uno o varios miembros de la Junta Directiva o a cualquiera de los integrantes del Comité, la Junta Directiva designará los miembros ad hoc que resulten necesarios para garantizar la independencia y objetividad del análisis.

Las decisiones y recomendaciones del Comité deberán quedar debidamente documentadas y conservarse bajo condiciones de reserva y confidencialidad, sin perjuicio de las obligaciones legales de reporte o información que resulten aplicables. El Comité de Ética y Conducta actuará como instancia consultiva y de apoyo institucional, sin perjuicio de las competencias que correspondan a la Asamblea General, la Junta Directiva, el Representante Legal o cualquier otra autoridad competente.

XVCumplimiento del Código

El cumplimiento del presente Código constituye una obligación para todas las personas sujetas a su ámbito de aplicación.

Corresponde a cada miembro de la Asamblea General, Junta Directiva, directivo, trabajador, contratista, voluntario y demás personas vinculadas a la Fundación conocer, comprender y actuar de conformidad con los principios, valores y lineamientos establecidos en este documento. Los directivos y responsables de procesos tendrán el deber adicional de promover una cultura de integridad mediante el ejemplo, la supervisión y la adopción de buenas prácticas orientadas al fortalecimiento de la ética institucional.

El desconocimiento de las disposiciones contenidas en este Código no exime del deber de cumplimiento ni de las responsabilidades que puedan derivarse de su incumplimiento.

Toda persona vinculada a la Fundación deberá colaborar con las actuaciones, verificaciones o investigaciones que se adelanten en relación con posibles infracciones al presente Código, suministrando información veraz, completa y oportuna cuando sea requerida.

La observancia de las disposiciones aquí establecidas constituye un compromiso permanente con la transparencia, la confianza institucional y el adecuado cumplimiento de la misión social de la Fundación.

XVISanciones

El incumplimiento de los principios, valores, obligaciones y disposiciones contenidas en el presente Código de Ética y Conducta dará lugar a la adopción de las medidas disciplinarias, administrativas, contractuales o legales que resulten procedentes, de acuerdo con la naturaleza y gravedad de la conducta. Para la determinación de las medidas correspondientes se tendrán en cuenta las circunstancias particulares de cada caso, el impacto generado a la Fundación, la existencia de antecedentes y el grado de participación de la persona involucrada.

Las actuaciones derivadas de posibles incumplimientos deberán adelantarse respetando los principios de imparcialidad, debido proceso y derecho de defensa. Las sanciones podrán incluir llamados de atención, amonestaciones, suspensión de funciones o actividades, terminación de contratos o vínculos con la Fundación, así como las acciones civiles, penales, administrativas o de cualquier otra naturaleza que correspondan conforme a la legislación vigente. El incumplimiento de las disposiciones relacionadas con conflictos de interés, uso indebido de recursos, fraude, corrupción, soborno, violación de la confidencialidad o cualquier conducta que afecte la integridad institucional será considerado una falta de especial gravedad.

XVIIDivulgación

La Fundación adoptará las medidas necesarias para garantizar la adecuada divulgación, conocimiento y comprensión del presente Código de Ética y Conducta entre todas las personas sujetas a su ámbito de aplicación. Para tal efecto, podrá desarrollar actividades de socialización, capacitación, inducción y reinducción orientadas a fortalecer la cultura de integridad, transparencia y cumplimiento institucional.

Toda persona que se vincule a la Fundación deberá recibir información sobre el contenido del presente Código y asumir el compromiso de actuar de conformidad con los principios, valores y lineamientos aquí establecidos. La Fundación promoverá periódicamente acciones de actualización y sensibilización que permitan mantener vigente el conocimiento y aplicación de las disposiciones contenidas en este documento.

XVIIIModificaciones y aprobación

El presente Código de Ética y Conducta podrá ser revisado y actualizado cuando las necesidades institucionales, los cambios normativos, las recomendaciones de los órganos de gobierno o las mejores prácticas de cumplimiento y buen gobierno así lo requieran. Las propuestas de modificación podrán ser presentadas por el Comité de Ética y Conducta o por la Junta Directiva, correspondiendo a esta última su estudio, aprobación y adopción.

Toda modificación deberá ser debidamente comunicada a las personas sujetas a su cumplimiento y entrará en vigor a partir de la fecha de aprobación que determine la Junta Directiva.

XIXVigencia

El presente Código de Ética y Conducta fue aprobado por la Junta Directiva de la FUNDACIÓN COLOMBO ALEMANA DE BARRANQUILLA y rige a partir de la fecha de su aprobación, derogando todas aquellas disposiciones internas que le sean contrarias.

Las disposiciones aquí contenidas permanecerán vigentes hasta tanto la Junta Directiva apruebe su modificación, sustitución o derogatoria, y serán de obligatorio cumplimiento para todas las personas comprendidas dentro de su ámbito de aplicación.